Выбор офисной АТС

Одним из основных условий нормальной работы современного офиса является правильно настроенная и работающая мини-АТС. От нее зависит качество обслуживания клиентов, оперативность получения информации и принятия решений, удобство и эффективность работы персонала. Чем же так привлекательна мини-АТС для современного офиса?

Во-первых, она существенно облегчает внутреннюю связь между сотрудниками. Далеко в прошлое ушли те времена, когда люди бегали из комнаты в комнату, стучали в стену условным стуком или кричали во весь голос для того, чтобы позвать нужного человека к городскому телефону. Теперь достаточно нажать несколько кнопок на телефонном аппарате (а лучше одну кнопку на системном телефоне) для того, чтобы вызвать требуемого человека. Если того нет на месте, можно воспользоваться системой громкого оповещения для его поиска. Просто стало организовывать селекторные совещания и конференции – есть специализированные офисные АТС, которые позволяют собрать требуемых сотрудников в общий разговор, не отвлекая их с рабочих мест, а в некоторых случаях к конференции можно подключать и городских абонентов.

Во-вторых, с помощью мини-АТС более рационально используются городские линии. Раньше практически каждому сотруднику было необходимо выделить отдельную линию, чтобы он мог принимать и совершать звонки. Теперь же все сотрудники объединены в единую станцию, которая предоставляет для звонка наиболее подходящую (свободную) линию, регулируя при этом нагрузку на определенные каналы.

В-третьих, наличие мини-АТС упрощает процесс работы своим пользователям. Современные программы (а мини АТС можно представить себе в виде специализированного компьютера, работающего под управлением определенной программы) предоставляют большое количество вспомогательных функций, которые позволяют лучше и быстрее организовывать связь. Например, если надо позвонить в город, а все исходящие линии заняты, можно просто установить свой вызов в очередь, и станция автоматически известит о том, когда соединение станет возможным. Если сотрудник ушел со своего рабочего места в другое помещение, где есть внутренний телефон, он может перевести на него все вызовы со своего аппарата, АТС будет транслировать все звонки на его новое рабочее место. Для тех, кто часто звонит по ограниченному списку номеров, полезным окажется наличие записной книжки, набор из которой производится нажатием нескольких клавиш. Существует еще множество различных возможностей – перехват звонка, режим «не беспокоить», открытие дверного звонка и т.д. – многие современные цифровые АТС имеют до 1000 различных сервисных функций.

Каким же критериям должна отвечать современная телефонная станция для эффективного удовлетворения всех потребностей пользователя?

Основным параметром, который учитывается при выборе АТС, является ее емкость, которая определяется как сумма городских (соединительных) и внутренних (абонентских) линий. Обычно мини-АТС имеют модульную конструкцию, и их емкость (конфигурацию) можно изменять в соответствии с потребностями предприятия. При этом имеет смысл приобретать такую АТС, чтобы она сразу могла обеспечить текущие потребности, а в будущем имела возможность расширения. Если Вы устанавливаете в офисе подобного рода станцию, то при необходимости всегда можно будет приобрести дополнительный модуль и установить его, увеличив, таким образом, число внешних или внутренних линий и получив множество дополнительных функций, которых не было в первоначальной конфигурации станции.

Вторым фактором эффективной работы станции является ее адаптированность к растущим потребностям многоуровневой коммуникации. Современный бизнес нуждается не только в качественной голосовой связи, но и в передаче данных, электронной и голосовой почте, корпоративному доступу в интернет. Кроме того, высокий уровень конкуренции требует от компаний оперативности, а это означает, что вероятность появления сигнала «занято» или отсутствия ответа абонента должна быть сведена к минимуму.

Этим требованиям соответствуют современные цифровые коммуникационные системы. Все цифровые АТС имеют развитые возможности управления и тарификации. Функции управления системой и обработки тарификационной информации реализуются при помощи отдельных компьютеров со специальным программным обеспечением или в самом управляющем процессоре коммуникационной системы. К цифровым АТС подключаются также системы хранения информации (тарификационных и статистических данных, баз данных с комплексами услуг, предоставляемых каждому абоненту и пр.), реализованы функции многосторонней конференцсвязи и корпоративного доступа в интернет.

Неотъемлемой частью любой мини-АТС является соответствующий ей терминал (цифровой или аналоговый телефон). Сегодня на рынке представлен широкий выбор самых различных аппаратов, отличающихся между собой как по функциональности, так и по дизайну. Особое распространение получили при этом телефоны, работающие в стандарте DECT (стандарт беспроводной связи), что позволяет сотрудникам предприятия принимать и совершать звонки независимо от их местопребывания в офисе.

Говоря о выборе офисной АТС, особо необходимо отметить важность правильной настройки и программирования станции – даже самая подходящая по всем параметрам мини-АТС при неправильном программировании не сможет обеспечить полноценной и качественной работы. И, конечно же, договор на техническое обслуживание. Заключив его, вы получаете целый комплекс услуг, включающий в себя:

• Ежемесячные выезды технического специалиста
• Дистанционный доступ к оборудованию АТС
• Резервирование основных плат и узлов АТС
• Увеличение емкости АТС
• Обучение персонала
• Предупреждение сбоев в работе офисной станции
• Телефонные консультации и т.д.